Faktura

Faktura

​Börja med att välja menyn ”Visa basregister”.

​Finns ingen faktura inmatad, öppnas en dialogruta där det frågas om du vill mata in en faktura. Klickar du på JA, läs vidare i nästa avsnitt (Infoga faktura). Nu ser du den första räkningen i fönstret och i namnlisten, fakturanumret som delats ut av programmet. Om du vill ändra eller radera på visad data, måste du i menyn Faktura välja respektive menykommando.

​På standard fakturor skriver BookHit ut vid sidan av momsbeloppet, även nettobeloppet.

​För att få fram information om en annan faktura, väljer du i menyn Faktura menykommandot sök (se även menyn Sök / Faktura).

​Knapparna Info, Visa, Huvudtext, Fot text och Historia öppnar fönster med respektive extrainformation. Klickar du på ett annat fönster så stängs övriga fönster.

​Infoga faktura

​Genom att välja Infoga i menyn Faktura, kan du mata in en ny faktura. Ett faktura fönster med tomma rader och i namnlisten står Infoga Faktura.

​

​Info

Kundfönstret öppnas och du kan se den inmatade informationen om just denna kunden.

​Adress

För att söka efter en kund klickar du på denna knappen och ett sökfönster öppnas:

​

​Funnen kundadress visas i fönstret faktura ( eventuellt även adressen för central / filial). Hittas vid sökandet flera passande kunder, visas de som vanligt i en lista och genom dubbelklick väljer du önskad kund. Hittas dock ingen kund, kan du alltid med hjälp av funktionen sök kund söka på nytt. Du bekräftar genom att klicka på ok eller genom att trycka på Enter. Fönstret faktura / sök kund stängs och vald kund visas på fakturablanketten. Här kan du även infoga en ny kund i kundregistret. Klickar du på knappen infoga visas en tom kundbild, där du kan mata in kundinformationen. Efter inmatning bekräftar du denna med Enter och då visas inmatad kund direkt i fakturahuvudet.

​

​Infoga kund

Om kunden inte finns i kundregistret kan du infoga kunden här.

​Adress

När du hittat rätt kund och upptäcker att några uppgifter är fel klickar du på denna knapp och basregistret för kund öppnas och du kan göra dina ändringar.

​OBS! Dessa knappar används endast för att lägga in en ny kund.

​Visa

Markera den fakturaposition du vill se detaljerad information om och klicka på denna knapp. (Det måste vara en sedan tidigare inlagd position.)

​Infoga / Bifoga artikel

Genom att klicka på knappen infoga får du upp följande fönster och du kan börja mata in artiklarna:

​

​Ange hela ISBN – numret eller sök efter artikeln genom att klicka på knappen från lager.

​Från hämtfack

Om artikeln är bokad i hämtfack, d.v.s en kund beställning, kan du söka efter den här.

​Från lager

Om artikeln är bokad till lagret, söker du efter den här.

​Best ref.

Här kan du ange vem kunden är, t.ex. namn och personnummer.

​Varugrupp

När du arbetar med ett redovisningsprogram, kommer du att frågas om varugrupp när du matar in de olika fakturapositionerna. Du frågas däremot inte om varugrupp när du angivit varugruppen redan vid beställningen eller om du hämtar artikeln direkt ur lagret och har markerat lager artiklarna med varugrupp. Då hämtar BookHit varugruppen direkt ur artikelregistret.

​Netto

Ibland har du kanske inte ett bruttopris för artiklar ur ickestandarssortimentet eller för importartiklar. I sådana fall beräknar BookHit momstillägg. Klicka på rutan nettoinmatning så läggs momsen till försäljningspriset.

​Rabatt

Om du ger kunden rabatt skriver du i en summa här, tänk på att det är en procent summa.

​Har vissa kunder rätt till rabatt så har du markerat detta som rabattsats i kundregistret. Denna rabattsats visas endast hos dessa kunder, när fakturan skrivs som fakturapositionsinformation. Rabattsatsen kan dock ändras.

​+ / -

Här kan du ge rabatt i kronor. Skriv i en summa i kronor och markera Kr till höger om fältet. Du måste sätta ett minus tecken framför summan, annars läggs summan på priset istället för att dras av.

​När du är klar med inmatningen bekräftar du med Enter eller den gröna bocken. Om du är klar med inmatningen avbryter du med Esc eller med det röda krysset.

​OBS! Skillnaden mellan Infoga och Bifoga är att med infoga kan du lägga in en ny artikel mellan två redan inlagda och med bifoga läggs posten efter vartannat.

​Ändra fakturapositioner

Det finns möjligheten att i efterhand göra ändringar i positionerna i befintliga fakturor under bearbetning. För att göra detta dubbelklickar du på respektive position, tillhörande fönster öppnas och klickar du på, ändra, kan du genomföra önskade ändringar. Genom att klicka på Enter eller den gröna bocken, överförs ändringarna till fakturan.

​Betalningstid / villkor

Betalningsvillkor ur kundfilen visas och kan ändras här.

​Personal

Du väljer din signatur ur personallistan.

​Personallistan, hittar du i menyn SKS – Basdata – Förkortningar – Personal.

​Huvudtext / Fottext

Vill du komplettera dina fakturor med vänliga, betydelsefulla eller viktiga texter, kan du använda dig av huvudtexten eller fot texten. Som i alla andra fall kan du återkalla ditt beslut om du klickar på Esc eller det röda krysset. Genom att klicka på den gröna bocken eller genom att trycka på Enter sparar du fakturatexten för respektive kund.

​I huvudtexten kan du ange t ex order datum eller ordermarkering.

​Här kan du även ange anmärkningar för skolböcker eller t o m julhälsningar, etc.

​Om du trycker på knappen Text, kan du välja mellan redan inlagda texter.

​Avsluta registrering

Vill du spara inmatad data, klicka på den gröna bocken eller Enter. Vill du inte spara ändringar, tryck på ESC eller det röda krysset (Mac: Apple / punkt). I detta fall visas fakturadata så som den var innan inmatningen gjordes. Finns ingen fakturadata stängs fönstret.

​Ändra

​Om du vill ändra på en faktura, letar du efter rätt faktura. Detta gör du antingen genom sökfunktionen eller visa basregister, här bläddrar du sedan på pil tangenterna; föregående och nästa tills du har hittat rätt. Sedan klickar du på ändra i menyn faktura.​

​Skall du spara genomförda ändringar tryck då på Enter eller den gröna bocken.

​Vill du inte spara ändringar, tryck på ESC eller det röda krysset. I detta fall återställs data som den var innan kommandot ändra faktura gavs. Undantaget är ändringar i fakturapositioner, dessa kan inte återställas. Denna funktion kan du använda dig av om du INTE har modulen betalnings ingång / påminnelse, för att registrera fakturan som avslutad. Vid sidan av avsluts - datum kan du ange en markering om hur fakturan har betalts.

​Annullera

​Leta upp fakturan som du vill annullera och välj sedan annullera ur rullningslisten. Du får nu frågan om du vill genomföra detta:

​

​Om du väljer Ja, skapas en kredit faktura och du behöver endast godkänna den:

​

​Om du vill låta annullera en faktura ännu en gång, meddelar BookHit att detta redan är gjort.

​Radannullering

​För att kunna radera en faktura måste du leta upp rätt faktura genom att söka efter den eller bläddra med pilarna föregående och nästa i basdata fönstret. När du hittat fakturan väljer du rad annullering i rullningslisten då visas följande fönster:

​

​Du markerar vilka poster som ska annulleras och klickar sedan på knappen Skapa kreditfaktura och en kreditfaktura skapas automatiskt.

​Om fakturan inte kunnat annullerats kan det vara för att den bearbetas på en annan arbetsplats, du får då ett meddelande om detta på skärmen.

​Lagerbeståndet registreras korrekt tillbaka i modulen lager.

​Kopiera

​För att kunna kopiera fakturans data, måste du först ta fram respektive faktura i fakturafönstret. När du hittat fakturan väljer du kopiera i rullningslisten då skapas en ny faktura och du behöver endast godkänna den.

​Du kan bearbeta fakturan som vanligt, d.v.s infoga fler artiklar, ändra antalet för redan inmatade artiklar o.s.v. Vill du inte spara ändringar, tryck på ESC. Då återställs all information som det var innan du valde att kopiera fakturan.

​Skriv ut

​Om du vill skriva ut en visad faktura väljer du i utskrift i rullningslisten och ett utskriftsfönster öppnas:

​

​Genom att klicka på utskrift startar du utskriften. Är du inte säker på om fakturan är rätt, kan du ta fram fakturan på skärmen innan du skriver ut den. För att göra detta väljer du utmatningsenhet och klicka nu på bildskärm, godkänner detta genom att klicka OK och sedan klickar du på utskrift.

​Söka

​

​Om du vill söka efter en faktura, väljer du söka i rullningslisten, du får då följande fönster:

​

​Du väljer ett sökfält och ett söksätt sedan skriver du in en söktext. Bekräfta sedan med Enter eller klicka på knappen söka.

​Ett meddelande visas som säger att det söks efter fakturan. Hittas ingen passande faktura, har du möjlighet att leta på nytt med ändrade kriterier, eller avbryta sökandet.

​Hittas en passande faktura öppnas basdata fönstret för fakturan, hittas mer än en faktura visas en lista på dessa:

​

​Genom att dubbelklicka på önskad faktura eller markera den och klicka Visa, får du basdata fönstret för fakturan.

​I listorna ovanför sökfunktionerna har du möjlighet att ändra kolumnbredd genom att klicka på det vertikala streck som avdelar listan och sedan med nedtryckt musknapp, flytta den delade markörlinjen i övre raden, antingen till höger eller vänster.

​Nu kan du sortera fakturalistorna efter olika kriterier. I fönstret med listorna har du i nedre högre hörnet de olika alternativen. Beroende på vilken ruta du klickar i sorterar BookHit därefter.

​Urval

​Detta är en avancerad sökfunktion. Du fyller i vad du vill söka efter och klickar sedan på urval.

​

​Diskett med svart pil

När du skrivit in ett urval kriterier kan du spara det genom denna funktionen:

​

​Du ger detta kriterie ett nummer och en beskrivning, så att du snabbt och enkelt kan hitta det igen.

​För att bekräfta klickar du Enter eller grön bock och för att avbryta Esc eller rött kryss.​

Diskett med röd pil

Du får upp ett fönster med redan sparade kriterier, du markerar det kriterie som passar och klickar överför.

​

​Om du vill radera ett urvalskriterie, markerar du det och klickar på soptunnan, du får en kontrollfråga om du verkligen vill radera.

​När du gjort ditt urval får du upp följande fönster som visar alla hittade fakturor:

​

​Visa

Basdata fönstret öppnas för den markerade fakturan.

​Upprepa

Markera en faktura post och klicka på denna knapp, så visas den två gånger i detta fönstret.

​Utskrift

Markera de fakturor du vill skriva ut och klicka på denna knappen.

​Avslut

De fakturor som betecknas som avslutade markerar du och sedan klickar du på denna knapp. Du får upp följande fönster, där du skriver in datumet då de avslutades:

​

​Ta bort

Du markerar de fakturor du vill ta bort ur listan och klickar sedan på denna knappen.

​OBS! De tas endast bort ur denna lista och kommer att visas igen vid nästa tillfälle.

​Protokoll

Om du vill skriva ut ett protokoll klickar du på denna knapp, då får du ett protokoll på alla funna fakturor.

​Etikett / Paket-etikett

Markera de fakturor som du vill skriva ut etiketter till och klicka sedan på knappen. Då öppnas utskrifts fönstret och du kan välja skrivare.

​Inbetal. kort

Markera för vilka fakturor du vill att betalnings avier ska skrivas ut och klicka på denna knapp. Utskrifts fönstret öppnas och du kan välja utmatningsenhet.

​Export

Markera de fakturor du vill exportera och klicka på denna knapp, så får du upp följande fönster:

​

​Du anger vilken information du vill exportera och vart.

​Fallande

Om du klickar i detta fältet, byts ordningen på fakturorna. Om de var sorterade med de lägsta numrena först, kommer dessa nu att visas sist.

​Överföra följesedlar till fakturering

I fönstret samla in följesedlar gör du ett urval på vilka du vill se:

​

​När du gjort ditt urval visas alla funna poster:

​

​De följesedlar du vill skapa fakturor av markerar du och klickar sedan på knappen skapa fakturor. Du får frågan om du vill skapa fakturor för alla markerade följesedlar här klickar du ja och sedan kan du se hur BookHit arbetar på att skapa fakturor.

​När detta är klart får du frågan om du vill skriva ut en lista över alla ännu ej utskrivna fakturor.

​Klickar du ja får du följande fönster:

​

​Utskrift journal

​Om du vill skriva ut en faktura journal går du in under denna punkten och följande fönster visas:

​

​Här kan du välja mellan att söka fakturor efter deras utgångsdatum, efter deras färdigdatum eller efter faktura nummer.

​När du gjort urvalet får du ett utskrifts fönster och du kan välja utmatnings enhet.

​Redovisning - Fakturaexport

​Du gör ett urval på vilka fakturor som ska exporteras:

​

​Utskriftsfönstret öppnas och du kan skriva ut ett protokoll.

​Utvärdera kampanj

​För att utvärdera en kampanj använder du dig av denna funktionen.

​Du gör ett urval t.ex. skriver du i en kampanj kod och en varugrupp.

​

​När du gjort urvalet får du upp ett utskriftsfönster så du kan skriva ut ett protokoll.